Jujur , kami tidak menyangka gathering regional kali ini dihadiri peserta se jawa bali, sehingga kami sempat kawatir tidak mampu mewujudkan acara ini dg baik, mengingat ini merupakan pengalaman pertama kami menjadi panitia penyelenggara.
Kurangnya pengalaman dan minimnya jumlah panitia yg terlibat semakin membuat kami ragu (sempat bingung karena dana tidak mencukupi..
), namun disisi lain kami sadar ga mungkin mundur.Untuk itu kami panitia mohon maaf atas semua kakurangan maupun keterbatasan kami dalam menyelenggarakan acara gathering IV jawa timur.
Kekurangan2 menurut catatan Panitia :
1. Tempat registrasi kurang nyaman, tidak ada tenda dan tempat duduk agar peserta bisa istirahat sejenak.
#1. Tadinya kami berharap mendapat bantuan tenda dari sponsor, tapi karena minimnya link dan pengalaman, panitia gagal mendapatkan sponsor.
2. Hasil sablon kaos tidak maksimal,....padahal sample yg saya terima cukup bagus dan rapi.
#2. Sebenarya panitia inigin memberikan fasilitas yg bagus/ sesuai keinginan, baik kualitas maupun ukuran yg pas untuk masing2 peserta.
Tapi ternyata itu tidak mudah, bahkan sampai registrasi ditutup, hanya beberapa peserta yg mencantumkan ukuran kaosnya.
Parahnya lagi, ternyata standar ukuran kaos di tempat pesan berbeda. Ukuran "XL" yg tersedia sama dengan "M" yg biasa kita pakai... Akhirnya tempat pesan kaos dan sablon terpisah, dan waktu untuk sablon hanya tersisa 2 hari saja.
3. Tempat parkir kurang nyaman, lokasi terpisah-pisah, lahan tidak rata, bahkan agak jauh dari penginapan. Sehingga tidak memungkinkan untuk foto bareng mobil kesayangan..
#3. Hampir semua penginapan di Sarangan tidak punya tempat parkir yg memadahi. Tempat parkir yg ada di sekitar lokasi masing2 hanya menampung 20 - 40 mobil, Jadi terpaksa tempat parkir dibagi di 5 lokasi, dengan daya tampung total maksimal 120 mobil.
4. Kondisi dan fasilitas penginapan tidak sama (padahal tarifnya sama lho...).
#4. Karena banyaknya kamar yg dibutuhkan dalam acara ini, dan masing2 kamar harus dekat dg lokasi berlangsungnya acara, maka panitia tidak bisa pilih2 saat booking villa. Dari 81 kamar yg tersedia, hanya 30 kamar yg tergolong bagus dan dekat dg lokasi, 10 kamar cukup bagus tapi naik di lantai 3, 21 kamar bagus tapi jauh dari lokasi, 11 kamar lumayan tapi kamar mandi di luar kamar, 2 kamar sempit, dan 6 kamar agak jorok (dipakai panitia) tapi tetep di booking karena punya tempat parkir yg luas.
5. Konsumsi hampir tidak mencukupi, padahal banyak peserta yg terlambat dan tidak ikut makan malam.
#5 . Panitia hanya menyediakan konsumsi sejumlah peserta yg tertulis di registrasi forum maupun SMS, yg jumlahnya tercatat 174 dewasa dan 41 anak. Sedangkan panitia menyediakan 200 piring makan, dengan asumsi sebagian anak2 makan tidak menggunakan piring sendiri.
Memang,..ada beberapa peserta dadakan yg tidak mungkin kami tolak, tapi yg belum datang juga masih banyak.
Untung di belakang jatah panitia belum tersentuh, jadi masih bisa menjamu yg terlambat datang , walaupun makannya di dapur....
6. Dokumentasi kurang lengkap, kegiatan pra acara (sabtu pagi sampai sore) ga ada potonya.
#6. Minimnya jumlah panitia yg terlibat, sehinnga kami hanya mengandalkan juru poto dari luar..... yg ternyata baru bisa datang sore mejelang acara di mulai....
7. Backdrop lupa belum didesign, bikin tempat acara jadi kurang hidup.
#7. Sekali lagi karena minimnya jumlah panitia yg terlibat tidak sebanding dg tugas yg harus dilakukan. Sehingga saya bener2 lupa kalo saya masih ngutang satu design untuk backdrop. Baru tau saat mau print out, ternyata design backdropnya belum ada....
8. Saya yakin masih banyak kekurangan2 yg belum kami ketahui...
Untuk itu kami selaku panitia penyelenggara mohon maaf yg sebesar2nya, semoga semua kekurangan bisa menjadi catatan berharga untuk mewujudkan acara selanjutnya yg lebih baik dan semakin baik.
Special thanks :
Forum GC.com, sesepuh dan senior jatim atas bimbingan dan sumbangan dananya.
BRAVO grandcivic.com ...... saya cinta keluarga ini....
![[url=http://postimage.org/image/qe3222s ... .jpg[/img]](%5Burl=http%3A//postimage.org/image/qe3222sm7/%5D%5Bimg%5Dhttp://s19.postimage.org/qe3222sm7/alas_roban.jpg%5B/img%5D){kind=link}